Eneva adota SAP Concur para gerenciar relatórios de despesas

Processo trouxe simplicidade e agilidade aos processos de reembolsos e prestação de contas da geradora de energia

A Eneva,  empresa brasileira integrada de energia com sede no Rio de Janeiro e operações nas regiões Norte e Nordeste do Brasil, conclui a instalação da solução SAP Concur Expense para gerenciar os relatórios de despesas e de prestação de contas de uso do cartão corporativo. A empresa tinha o desafio de simplificar os processos de reembolsos, oferecendo a facilidade de realizar o processo de prestação de contas pelo celular.

Com a adoção do módulo SAP Concur Expense a Eneva centralizou as atividades de prestações de contas de viagens, solicitações de reembolso de despesas e gestão de cartão corporativo em uma plataforma única.

Antes da implementação, a empresa usava  3 plataformas distintas para lançamento das informações e demandava que os colaboradores encaminhassem os recibos por e-mail. Outra dificuldade enfrentada pela área administrativa era o controle de despesas dos cartões de créditos corporativos, com demora na prestação de contas.

As diretorias corporativa e financeira da Eneva foram as principais apoiadores do projeto com objetivo de agilizar e simplificar os processos para atendimento às políticas internas e oferecer uma única aplicação que pudesse ser utilizada pelos funcionários dos escritórios e pelos que ficam alocados em projetos externos e nas usinas da empresa. Outro fator determinante para adoção da SAP Concur é a integração com sistema de gestão SAP utilizado pela empresa.

Adoção da nova solução

Para adoção da nova solução, a Eneva promoveu workshops presenciais nos escritórios e nas usinas e também disponibilizou conteúdos online. A nova ferramenta foi muito bem aceita e os nossos funcionários destacaram a facilidade e agilidade para realização tanto das solicitações de reembolso como de prestação de contas com a utilização do aplicativo mobile”, explica Luciana Pinho, especialista de TI da Eneva.

Um dos destaques do projeto é que ele foi totalmente implementado de forma remota entre os meses de agosto de novembro de 2019. Antes de iniciar o projeto, os times da SAP Concur e da Eneva fizeram uma rodada de encontros presenciais quando foram alinhados todos os detalhes e desenho do projeto. A partir daí todas as etapas forma realizadas remotamente, usando ferramentas que permitiam total controle sobre as fases da implementação e troca de informação entre as equipes.

Percepção

A nossa percepção é que as ações iniciais de alinhamento foram determinantes para o sucesso do projeto e nos trouxeram a tranquilidade de que conseguiríamos realizar a implementação dentro dos prazos, reforça Luciana.

Valeria Soska, diretora-geral da SAP Concur no Brasil, enfatiza o potencial da SAP Concur Expense para endereçar qualquer tipo de despesa e analise de gastos.  “No momento atual em que muitas empresas estão com suas equipes trabalhando remotamente e o envio de papel para aprovação fica comprometido, ter uma ferramento 100% digital é a solução mais adequada.

Alem disso, a facilidade de alteração das políticas de despesas, traz agilidade e tranquilidade para os clientes”, explica Valéria.

Fonte: news.sap.com